На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Электронный архив

"Электронный архив" - это:

  • Быстрый и легкий доступ к документам
  • Длительное хранение без потери качества документов
  • Обязательное соблюдение процедур внесения изменений
  • Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления
    Выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения

Основная задача электронного архива организации - оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие, общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает.


Организация электронного архива документов состоит из 3-х основных этапов:

  • Сканирование документов
  • Ввод данных в карточки поиска 
  • Верификация и установка программного обеспечения

Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии?

  • При создании электронного архива документы систематизируются, что способствует стандартизации процессов работы с документами.
  • Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность.
  • Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерянНеупорядоченная информация, хранящаяся в электронном виде, также может быть потеряна или уничтожена

Также дополнительно хотелось бы отметить, что  никакие носители информации не дают 100% гарантию сохранности от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих катаклизмов. Только резервирование информации значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.
Одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

 
Преимущества электронного архива 

  • Надежное централизованное хранилище электронной документацииБыстрый целевой поиск
  • Доступность документов для оперативного использованияУменьшение накладных расходов
  • Повышение уровня безопасности ветхих и особо ценных документов


Таким образом, электронный архив нужен почти каждой организации, независимо от ее размеров.

Архив-Сервис рада предложить вам весь комплекс услуг по созданию и ведению электронных архивов.Также дополнительно мы возьмём на себя все вопросы и бумажной части архива наших клиентов.