Хранение документов

 Внедрение персональных компьютеров во все сферы  деятельности, включая работу  в организации, приносит помимо преимуществ и новые вопросы. Развитие технологий требует, чтобы работа с информацией теперь строилась по несколько иным принципам, чем это было принято еще в недавнем прошлом. 90% информации в настоящее время более доступно на компьютерах, а не на бумаге.

    Но все более распространенным явлением становится  вопрос хранение документов в индивидуальных архивных коробах. К этой услуге фирмы прибегают в разных ситуациях. Сегодняшние реалии не позволяют им быть уверенными в сохранности документов внутри компании,. Между тем в Гражданском кодексе РФ этот вид хранения регулируется специальными правилами. Начнем с того, что хранение документов в архивных коробах - это не единственно возможный способ  архивного хранения документов, хотя именно он применяется в подавляющем большинстве случаев. Передать документы на хранение можно, путем заключения обычного договора хранения документов.

  Перейдем к  архивному хранению документов в индивидуальном архивном коробе. Заметим, что в качестве архивохранилища для документов   мы предоставляем  изолированное помещение.  По договору хранения документов в архиве клиенту предоставляется право самому помещать документы в  архивный короб, или пользоваться нашими услугами. Как и при обычном хранении,  у нас  существует этап принятия документов от клиента. В подтверждение этой операции должен быть составлен соответствующий акт. Это принятие происходит до помещения  документов в короб. В этот момент , ответственным за их сохранность, становится Архив-Сервис. Действия по помещению их в короб осуществляются или самим клиентом, или с помощью наших сотрудников. Такой же характер носят и действия клиента по изъятию документов их архивохранилища, поскольку право владения документов переходит к клиенту, как он изъял  документов, При рассматриваемом способе хранения мы, как профессиональный хранитель, несём ответственность за утрату, недостачу или повреждение  документов. 

                  Также мы предлагаем  ещё три варианта  организации хранения документов

  Передача дел в архив учреждения,

т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.  

   Сдача документов в архив  на хранение при ликвидации. Действующее законодательство Российской Федерации подразумевает сдачу архива организации при ликвидации или правопреемнику, или же в государственный архив. Сдача документов в архив выполняется в упорядоченном состоянии (что часто само по себе может представлять проблему). Сдаче в архив подлежат следующие документы личному составу (бумаги отдела кадров), срок хранения которых составляет 75 лет; документы долговременного хранения (более 10 лет), которые могут служить основанием для выдачи справок разного характера.        

  Организация архива внутри компании. У нас  за плечами сотни прекрасно сделанных малых и крупных  архивов, и в каждом из них частица таланта наших специалистов, мы надлежащим образом готовы организовать собственными силами хранение документов внутри Вашей компании.