Обработка архива силами компании

Каким образом осуществляется самостоятельная обработка архива?

- Для начала принимается решение о варианте создания архива: в составе какого-либо подразделения (обычно при малых объёмах документооборота), как отдельного подразделение или же производится обращение к сторонней компании (аусторсинг обработки архива).

- Для размещения архива выбирается помещение, специально подготовленное для хранения документов.

- Принимается положение об архиве организации, утверждаемое руководителем компании. Руководитель организации также ответственен за назначение главного архивиста (руководителя архивного отдела) и освобождение его от должности.

- Руководитель архива организует обработку архива, сопровождает все работы с архивом и несёт полную ответственность за исполнение поставленных перед архивом задач. В некоторых случаях до создания архива будущий руководитель этого отдела проходит стажировку в госархиве или же специальное обучение.

- Составляется пакет документов для работников архива: должностные инструкции, штатное расписание, их права и обязанности.

- С подразделениями организации производится согласование графика передачи дел. Расписание утверждается руководителем компании.

- Устанавливается регламент выдачи документов (как для использования внутри компании, так и для передачи сторонним организациям). Напоминаем, что обработка архива - это не только хранение документов, но и активная работа с ними. Существуют строгие нормативы регистрации выдачи дел.

- Любое дело принимается в архив по утверждению руководителя архива и в присутствии сотрудника подразделения, передающего дело.

Обработка архива служит нескольким целям, основные из которых - организация надёжного хранения документов, а также возможности их аналитики (например, при аудите или маркетинговых исследованиях). Обработка архива также в некоторых специальных случаях имеет историческую или культурную ценность.