На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Электронный архив предприятия

12.07.2009

Электронный архив предприятия

В век компьютеров и высоких технологий всё больше и больше предприятий обращается к электронным архивам. Ведь электронные архивы позволяют предприятиям быстрее и эффективнее проникнуть в Интернет, современную информационную среду. Не секрет, что, заняв в Интернете выгодную позицию, можно добиться в бизнесе значительно бóльших успехов. 

Очевидные выгоды создания электронного архива на предприятии – это сокращение затрат на обработку, хранение и копирование бумажных документов прежде всего. Кроме того, при создании электронного архива на предприятии сложнее становится потерять тот или иной документ.

На предприятии, создавшем электронный архив, улучшается качество обслуживания клиентов: обслуживание производится быстрее, так как меньше времени тратится на поиски бумаг.

Документы электронного архива предприятия всегда доступны, их можно просмотреть и отредактировать, не распечатывая, и, если это необходимо, переслать удаленному адресату по электронной почте, используя Интернет. Сотрудники предприятия, снабженного электронным архивом, меньше времени тратят на работу с документами, и больше времени уделяют общению с клиентами. Это делает работу компании более эффективной. Документация автоматически сортируется по нужному признаку, например, по дате создания документа. 

Наконец, исчезает необходимость увеличивать занимаемую офисом площадь или переезжать, так как благодаря созданию электронного архива предприятия нет больше бесконечных стопок бумаг, занимающих драгоценные квадратные метры в офисе. Конечно, ни одно предприятие с электронным архивом не обойдется без документов в привычном виде, то есть напечатанных на бумаге. Сложно представить себе компанию, не ведущую кадровую документацию, которую к тому же необходимо хранить длительное время. На этот случай можно порекомендовать обратиться в архивную компанию, предлагающую помимо создания электронного архива предприятия ещё и внеофисное хранение документов.

Для работы с электронным архивом предприятия следует установить необходимое программное обеспечение. Оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляет руководство предприятия и сотрудники, использующие при работе документы электронного архива предприятия. Возможно, потребуется установить многопользовательскую версию программного обеспечения, позволяющую просматривать тот или иной документ одновременно нескольким пользователям. В любом случае, эта программа должна иметь простой и удобный интерфейс, чтобы не приходилось длительно обучать сотрудников.

 

Возврат к списку