На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Условия хранения документов

23.07.2009

Условия хранения документов

Для архивных документов очень важны условия хранения, ведь эти документы часто весьма чувствительны к перепадам температуры и освещенности. Кроме того, выбирая условия хранения документов нужно учитывать, что они уязвимы для различных насекомых.

Для начала остановимся на правилах обращения с архивными документами. Ведь даже неукоснительное соблюдение всех условий хранения документов не способно защитить архивные документы от обветшания и порчи в результате многочисленных неаккуратных просмотров. Итак, основные правила обращения с документами архива:

  • Старые, ветхие документы следует просматривать и перелистывать с осторожностью, желательно чистыми и сухими руками. Имеет смысл применение хлопковых или хирургических перчаток для защиты документов от грязи и жира, но для особо ветхих документов перчатки не пригодны, так как в них руки теряют чувствительность.
  • Некоторые экземпляры архивов страдают от многочисленных складываний, поэтому должны храниться в развернутом виде, если это позволяют условия хранения документов.

Теперь подробно рассмотрим непосредственно условия хранения архивных документов:

  • Документы должны храниться в коробках и папках, выполненных из бескислотных материалов – обычные коричневые конверты и пластиковые мешки не удовлетворяют условиям хранения документов.
  • Отдельные листы могут храниться в файлах из полиэстера, однако при этом возникают риски, связанные с образованием конденсата, накоплением статического напряжения и офсетных газов. Это может негативно сказаться на условиях хранения ветхих и легко разрушающихся документов.
  • Следует убедиться, что документы являются чистыми и сухими, до того, как убирать их на хранение. Необходимо осторожно удалить с документов всевозможные металлические предметы, такие как скрепки и скобы, если они подвержены коррозии и окрашивают сами документы.
  • Для обеспечения оптимальных условий хранения документов не стоит поддаваться соблазну и слишком плотно наполнять (или даже переполнять) архивные короба и папки.
  • Условия хранения документов предполагают, что на ярлыках и этикетках коробок будет содержаться исчерпывающая информация об их содержимом. Таким образом, сводится к минимуму необходимость поиска документов в самих коробках, то есть уменьшается частота контактов документов с окружающей средой.
  • Основные условия хранения документов таковы: в помещении, отведенном пол архив, должно быть чисто, сухо (идеально 40-60% влажности воздуха), прохладно и темно. В таких помещениях не допускаются частые и значительные перемены условий хранения документов. На практике это означает, что нельзя в качестве помещений для хранения документов использовать гаражи, подвалы, чердаки или балконы.
  • Важными условиями хранения документов являются отстраненность архивной документации от источников тепла и влаги (радиаторы,  сырые наружные стены). А также документы в хранилище должны быть изолированы от насекомых.
  • Старые документы должны доставаться лишь на короткое время, при этом их следует хранить в бескислотной среде, на допускать попадания солнечного света и излучения флуоресцентных или галогенных ламп. Условия хранения таких документов предусматривают низкую освещенность (максимум 50 лк). Идеальным решением при этом будет создание электронного архива.

Возврат к списку