На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Классификация современных архивных услуг

02.09.2009

Классификация современных архивных услуг

Спектр архивных услуг  очень широк. В него включаются архивные услуги, которые появляются в результате консалтинга, так и те, которые имеют достаточно косвенное к нему отношение. Поэтому на первом этапе сотрудничества специалисты компаний по предоставлению  архивных услуг в области обеспечения организованного хранения документов вынуждены выступать в качестве консультантов и экспертов, чьей целью становится определение реальных задач, стоящих перед заказчиком, и совместный поиск оптимальных путей их решения, которые представляют собой те или иные архивные услуги.  

  Архивная обработка документов;

Один из первых видов архивных услуг. Ее суть заключается в том, что специалисты проводят комплексную экспертизу состояния документов в соответствии с нормативными требованиями, которые предъявляются к документам, использующимся в отрасли компании-клиента. В случае выявления несоответствий обычно предлагаются меры по их исправлению, начиная от создания номенклатуры дел, экспертизы ценности документов и заканчивая переплётом документов и списанием документов с истекшими сроками хранения.   

 Передача документов на государственное хранение;

Выполнение функции посредника между предприятием-заказчиком и государственным архивом включает в себя архивную обработку, а также физическое перемещение документов. Компании, предоставляющие такие услуги, готовы помочь своим клиентам в приеме-передаче документов в государственные хранилища, когда этого требует законодательство – например, в случае ликвидации.  

  Внеофисное хранение документов;

Архивная услуга позволяющая освободить место в офисе компании для новых рабочих мест. Документы в данном случае хранятся не на территории их владельца, а в специализированных архивных хранилищах. При необходимости заказчик может изъять нужные ему документы в нужный момент, для чего многие компании-поставщики услуг сотрудничают с курьерскими службами или (в редких случаях) держат собственные. 

Конфеденциальное уничтожение документов;

Услуга, которую предоставляют компании, принимающие документы на внеофисное хранение. После истечения срока хранения владелец документов может принять решение об их уничтожении. Данную услугу также предлагают как самостоятельную, устанавливая в офис клиента специальные опломбированные контейнеры для сбора документов, подлежащих уничтожению. Документы вывозятся на терминалы архивной компании и уничтожаются с помощью промышленных шредеров. Часто перед тем, как отобрать документы к уничтожению, клиент заказывает компании экспертизу их ценности, по результатам которой и принимается конечное решение. По факту уничтожения составляется специальный документ – акт об уничтожении.

Электронное сканирование документов, оцифровка;

Для сканирования в компаниях применяют скоростные поточные сканеры. Электронные документы сохраняются в удобном для заказчика формате, например, в PDF, систематизируются и размещаются на различных носителях. Для полнотекстового поиска по отсканированным имиджам, как правило, используется программа оптического распознавания текста (OCR). Также применяется метод ручного ввода метаданных для последующего быстрого поиска документов по их индивидуальным идентификаторам.  Создание и организация работы архива для документов временного и постоянного хранения на фирме;Подразумевает серьезную исследовательскую работу по изучению бизнес-процессов организации, организационной структуры, процесса принятия решений и потоков документов. Дальнейшим шагом служит консультационная деятельность по отладке и совершенствованию механизма документооборота и комплектования архива фирмы. Процесс создания архива также включает в себя архивную обработку текущих документов, организацию мест физического хранения, формирование дополнительного звена в рамках организационной структуры, ответственной за работу архивного подразделения 

  Разработка систем документооборота и электронного архива;

В процессе данных работ специалисты детально изучают потоки информации и документов в компании заказчика, выявляя наиболее проблемные участки и предлагая пути рационализации процессов регистрации, передачи и хранения документов. Для того, чтобы ускорить процессы внутри клиентской организации, предлагается внедрение системы электронного документооборота и сопутствующего ей электронного архива. В последнем случае архивная компания выступает в роли консультанта, а техническая реализация и внедрение программных продуктов является задачей специализирующихся на соответствующих разработках фирм.  

Разработка должностных инструкций для сотрудников компании-клиента;

После создания архива в компании-заказчика ей требуются люди, способные поддерживать порядок и следить за комплектованием. Поэтому нередки случаи, когда клиенты заказывают разработку инструкций и документов, определяющих нужные компетенции и регламентирующих деятельность ответственных за новый процесс сотрудников. При всей кажущейся легкости, один из самых трудоемких видов работ, требующий от консультантов погружения в бизнес-процессы и документационные потоки клиентской организации.

 Архивные услуги, как и любые другие, оцениваются степенью реализации обещаний – клиент желает получить именно тот продукт, который компания обещала ему продать. Это означает, что для оказания услуг надлежащего качества сотрудники архивной компании должны обладать широким набором профессиональных навыков и компетенций. Наличие данных навыков обусловлено самим содерджанием предлагаемых продуктов – без них специалисты на смогут решить задачи клиента вовремя и в полном объеме. Если смотреть на ситуацию с точки зрения науки, то действующий в данной сфере консультант обязан обладать глубоким пониманием нескольких областей знания – архивного дела, управления и юриспруденции.

Проконсультироваться со специалистом можно по телефону (495) 771-13-98 или info@archives.su


Возврат к списку