На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Основы профессиональной подготовки консультантов-архивистов

07.09.2009

Основы профессиональной подготовки консультантов-архивистов

Понимание архивного дела, принципов и правил работы с документами, является необходимым для человека, занимающегося организацией работы архива на фирме (архивиста). Именно степень владения данными знаниями позволяет ему предоставлять своим клиентам качественную помощь в работе с документами. Для этого архивист обязан быть, в первую очередь, профессионалом в области архивного дела. Особенно остро эта необходимость стала проявляться после отмены обязательного лицензирования архивной деятельности в 2001 году. После этого на рынке появилось множество «архивистов», подчас без какого-либо специального образования, готовых взяться за подобную работу. Легко представить качество тех услуг, которые они оказывают. Для того, чтобы сохранить свою репутацию, Архив-Сервис нанимает на должности аархивистов только специально обученных людей, которые должны отвечать определенным критериям, заложенным высшим образованием в области документоведения и архивоведения.

Архивисты нашей архивной компании, обладющий соответствующим образованием, умеют разрабатывать, внедрять и обеспечивать функционирование единого технологического процесса документирования и работы с архивными документами и документной информацией на основе использования современных  технологий . Как профессионалы  наши архивисты  обладают навыками, позволяющими осуществлять контроль за состоянием делопроизводства и порядком работы с архивными документами в организациях. Поскольку предоставление архивных услуг различного вида зачастую выражается в прямой работе с документами,  архивисту специалисту необходимо уметь разрабатывать унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, а также классификаторы документной информации. В процессе профессиональной деятельности, архивисту также приходится принимать меры по упорядочению состава документов и информационных потоков, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Это означает, что осуществление работы по текущему хранению документов, организация приема и обеспечение сохранность документов, поступивших на архивное хранение, входят в прямые обязанности архивиста.

Специалисты-архивисты архивной компаний Архив-Сервис работают с документацией различных предприятий, и наиболее часто возникающая перед ними задача – упорядочивание массы документов. Предприятия заинтересованы в том, нужные им документы хранились правильно, а документы с истекшими сроками хранения не занимали место и были бы уничтожены. Чтобы достичь этого, специалистам необходимо знать стандарты архивного описания. Особенную актуальность стандартизация приобретает в условиях автоматизации деятельности архивов. Массивы электронной документации могут быть использованы с максимальной эффективностью лишь в том случае, когда они упорядочены. Используемые стандарты делятся на две группы: методологические и технологические. Надо заметить, что данное деление не связано с носителем документа, будь он бумажный или электронный. К методологическим стандартам относят те, которые определяют основополагающие принципы архивного описания. В группу технологических стандартов входят дающие конкретные методы осуществления архивного описания и структуру описательной информации. Они определяют формы, согласно которым создаются архивные описи документов, куда включаются: номер, заголовок, крайние даты, объем и примечания к единице хранения . Таким образом, на основе стандартов в сознании человека формируются основополагающие принципы составления текста описи, структура описательной статьи и требования к каждому элементу, входящему в состав этой струткуры. Эти направления стандартизации отражены в ряде методических документов, таких как правила работы государственных архивов или методические пособия по созданию архивных справочников различных типов. Данные стандарты способны обеспечить создание последовательных, целесообразных и ясных архивных описаний. Причиной их создания послужило желание архивистов разных стран облегчить поиск и обмен информацией по архивным документам, создать возможность для удобного распространения данных для пользователей и подготовить интеграцию описаний из различных хранилищ в объединенную информационную систему.
При внедрении электронного архива добавляется третье направление стандартизации, связанное с формулировкой требований к описательной структуре, которые учитывают специфику компьютерной обработки данных. Появляются дополнительные операции, выполнение которых специалисту необходимо обеспечить: информционный поиск, индексирование текста, сортировка и группировка данных, сравнение дат и времени создания, вывод на печать.

Работая с документами частных компаний, архивист должен хорошо ориентироваться в правовом поле, регулирующем данный вид деятельности. алиста-архивиста важно понимать, каким образом регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов различных форм собственности. Не менее серьезное значение представляет осуществление права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также применение информационных технологий и обеспечение защиты информации.  Очень трудная ситуация сложилась вокруг закона «Об электронной цифровой подписи», введение которого в 2002 году должно было облегчить введение в оборот электронных документов. К сожалению, российское законодательство в этой области не совершенно – электронные документы не принимаются судом в качестве доказательной базы, в отличие от таковых на бумажном носителе. Это заставляет компании, решившие завести электронный архив, сохранять все бумажные оригиналы, что практически лишает смысла создание электронного хранилища.
Поскольку архивист работает преимущественно частными компаниями, то ему необходимо быть знакомым с положениями, касающимися документирования деятельности организаций частных форм собственности, таких как акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью. Эти положения отражены в законах, регламентирующих деятельность рассматриваемых организаций.

Когда в организации проводится процесс оформления дел для передаче на архивное хранение, архивист принимает в нем непосредственное участие. На этом этапе он разрабатывает номенклатуру дел и проверяет правильность их формирования и описания. Затем готовятся сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение и на списание или уничтожение документов, сроки хранения которых уже истекли. Для осуществления этой задачи необходимы специальные знания в области экспертизы ценности.

Экспертиза ценности документов – это процесс изучения состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.  В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
• в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
• в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

В последнее время все большее количество компаний начинают использовать в своей деятельности автоматизированные информационные системы (АИС). Подобные системы позволяют перевести документооборот компании в электронный вид. Этот же процесс происходит и с архивом компании, поскольку данные элементы взаимосвязаны. Внедрение АИС сильно упрощает текущую работу с документами, их поиск и доступ к ним, когда срок их активного использования подходит к концу и они перемещаются в электронный архив. Внедрение таких систем в средние и крупные компании требует не только больших материальных ресурсов, но и тяжелой предварительной аналитической работы по анализу бизнес-процессов и потоков документов на предприятии.  Проводить эту работу должен  опытный архивист. Успешное внедрение АИС возможно лишь в тех случаях, когда специалисты участвуют на всех этапах проектирования подобных систем.

Осуществление обозначенной деятельности требует наличие определенной нормативно-правовой базы. Профессиональный архивист, желающий стать конкурентноспособным специалистом на рынке архивных услуг, должен знать:
• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению документационного обеспечения управления и архивного дела в организации;
• порядок приема, сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия-заказчика;
• основы организации труда;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Фактически, деятельность архивиста можно разделить на 4 составляющие:
• организационно-управленческую;
• проектную;
• технологическую;
• непосредственно консультационную.
 
Таким образом, деятельность архивиста направлена на то, чтобы организовать ведение архивного дела в организации и обеспечить в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение, учет и использование документов. Конечной целью этого процесса может являться создание в компании единой корпоративной системы документационного обеспечения управления при помощи современных технологий. Однако необходимо помнить, что подобная система, на каких бы технологиях она ни была основана, не способна работать самостоятельно, если в компании не организована служба документационного обеспечения управления.

Наконец, профессиональный архивист должен помнить о формировании и сохранении Архивного фонда Российской Федерации как важнейшей части культурного наследия общества. Документы коммерческих организаций с этой точки  зрения представляют собой уникальные источники по истории развития предпринимательства в современной, постперестроечной России.


Возврат к списку