На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Наиболее востребованные услуги на архивном рынке и их особенности

07.10.2009

Наиболее востребованные услуги на архивном рынке и их особенности

Одной из главных задач исследования является понимание современного спектра архивных услуг и выявление наиболее востребованных предложений. Для того достаточно представить себе опциональный набор управленческих решений, которым обладает руководителя предприятия, столкнувшийся с проблемами организации и хранения документации. Фактически, у такого руководителя есть два пути: нанять архивиста/документоведа и включить его в штат организации (вариант «новый сотрудник») или обратиться в стороннюю компанию, которая способна оказать ему соответствующие услуги (вариант «аутсорсинг»). Характер проблем, с которыми сталкиваются предприятия, зачастую требуют разового или периодического, но не слишком частого, профессионального вмешательства. Принятие на работу и включение в штат отдельного специалиста в таком случае не выглядит разумным решением, поскольку зачастую оказывается очень затратным - «собственному» специалисту придется регулярно выплачивать заработную плату. Поэтому многие компании предпочитают использовать аутсорсинг. За архивными услугами руководитель фирмы может обратиться как в частную архивную компанию, так и в государственный архив. Однако стоит отметить, что не всегда государственные архивы и частные архивные компании являются в данном случае прямыми конкурентами - все зависит от того, какие именно услуги требуются заказчику.

Набор архивных услуг, предоставляемых частными архивными компаниями и государственными архивами, во многом схож, но имеет и свою специфику. Архивные компании в своей массе специализируются на двух основных услугах: архивной обработке документов и организации внеофисного хранения документов. Также в прейскурантах компаний можно обнаружить следующие предложения:
• Проведение комплексного обследования состояния архивного фонда;
• Экспертиза научной и практической ценности документов с полистным просмотром и отбором документов из дел;
• Определение сроков хранения документов;
• Формирование комплексов дел постоянного и долговременного хранения. Составление учетных документов (описей);
• Помощь в передаче документов на государственное хранение;
• Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также составление актов о выделении документов к уничтожению;
• Вывоз документов для утилизации;
• Оцифровка документов и создание электронного архива;
• Составление номенклатуры дел;
• Разработка инструкций по делопроизводству;
• Разработка положений о структурных подразделениях организации;
• Составление должностных инструкций сотрудников;
• Разработка схемы документооборота организации.

Архивная обработка и внеофисное хранение документов - одни их самых востребованных услуг на современном рынке. Это подтверждается результатами интервью с экспертами из числа специалистов архивных компаний. Причина популярности данных предложений достаточно проста. Документооборот любой организации начинается с комплекса учредительных документов, которые умещаются в одном деле. По мере развития и структурирования организации количество документов увеличивается. Сначала они умещаются в нескольких папках, и их без труда можно достать при первой необходимости из ближайшего офисного шкафа. Однако через некоторое время массив документации становится очень объемным. Документы начинают расползаться по всевозможным укромным уголкам офиса, застревая порой в самых неподходящих местах. Поиск необходимой информации вырастает в проблему. Начинают случаться утраты документов в силу непредвиденных обстоятельств, а зачастую просто по небрежности сотрудников. В этот момент руководители обычно задумываются над тем, чтобы привести все в порядок.

Если компания принимает решение организовать хранение документов на своей территории, то ей потребуется проведение работ по упорядочению, систематизации, описанию, переплету и учету документов. Архивная обработка документов предприятия - наиболее старый тип архивных услуг. Он появился еще в конце 1980-х годов и по сей день остается одной из основных причин для компании пригласить стороннего архивиста-консультанта. Другая ситуация, когда данная услуга также особенно востребована - период ликвидации организации, когда требования законодательства предписывают передать документы на хранение в государственный архив. Поскольку передача документов на государственное хранение возможна только в том случае, когда эти документы соответствующим образом обработаны и упорядочены, организациям приходится обращаться за помощью к профессиональным архивистам.

Другая популярная услуга - внеофисное депозитарное хранение - обычно используется в целях освобождения места в офисе компании . Известно, что аренда 1 кв.м. офисной площади обходится очень недешево, особенно в Москве. Тем временем, на 1 кв.м. можно поставить всего 2 шкафа для документов, в которых могут храниться не более 100 папок. Если компания хранит 1000 папок, то шкафы для хранения уже будут занимать 10 кв.м. Этой площади вполне достаточно, чтобы оборудовать комфортные рабочие места для 3-4 сотрудников. Однако, несмотря на то, что основная цель отправки документации на чужой склад заключается в экономии площадей в дорогих офисах, приобретатель данной услуги имеет возможность сэкономить и на других расходах:
• На архивном оборудовании, которое не нужно будет дополнительно покупать (например, архивные стеллажи и шкафы для документов);
• На зарплате (и соответствующих налогах), благодаря тому, что не придётся нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания растущего архива;
• За счёт уменьшение потерь рабочего времени квалифицированных сотрудников, уходящего на поиск документов.

Последний пункт заслуживает отдельного внимания. В США и странах Западной Европы этот вид экономии аккуратно подсчитывается, поскольку западные бизнесмены не привыкли платить большие деньги за работу, с которой может справиться обыкновенный клерк. К сожалению, опыт общения с российскими менеджерами показывает, что в России многие руководители не готовы воспринимать более эффективное использование труда сотрудников как экономию и часто ее не учитывают.

Еще одним важным плюсом использования специализированных архивных хранилищ является повышение уровня защиты документов от посторонних глаз. В подавляющем количестве компаний, занимающихся внеофисным хранением, для учета единиц хранения используется компьютерная система, Короба располагаются на складе в произвольном порядке, технология размещения генерируется компьютерной системой, поэтому даже сотрудники склада не знают, какой именно компании принадлежит тот или иной короб. Вся информация о движении единицы хранения внутри складского помещения часто контролируется электронной системой учета и системой видеонаблюдения, установленной внутри хранилища. Как правило, системы контроля и компьютеры, содержащие электронные базы данных, не имеют выхода в интернет, что помогает защитить конфиденциальную информацию от атак хакеров.

Перед тем, как передавать документы на хранение (не важно, организовано оно внутри или вне компании), необходимо провести экспертизу ценности и отбор документов, которые отправятся в архив или в промышленный шредер. Руководство многих современных российских компаний по-прежнему стремится уничтожить все, что разрешено законом. Как правило, речь идет о документах с истекшими сроками хранения - услуга по их уничтожению также является одной из наиболее востребованных сегодня. Эта тенденция распространяется и на ту документацию, которая находится на депозитарном хранении в архивной компании. Причины подобных действий достаточно очевидны: они связаны с экономией денежных средств на хранении и преодолении различных юридических сложностей в случае, если проверяющие инстанции потребуют предъявить тот или иной документ.

Замыкают список наиболее востребованных архивных услуг непосредственное сопровождение и передача документов при ликвидации организации на государственное хранение и разработка схем документооборота предприятия. Последнюю сами архивисты называют «эффектом библиотеки»: достаточно часто организации ограничивают процесс разработки такой схемы налаживанием механизмом правильной сдачи и приема документов. Дополнительно разрабатываются соответствующие должностные инструкции для ответственного персонала клиентской компании.

Таким образом, архивные услуги пользуются достаточной популярностью, и наиболее востребованные из них:
1. Архивная обработка документов (при организации хранения на фирме или ликвидации и передачи документов в государственный архив);
2. Внеофисное депозитарное хранение документов;
3. Отбор и выделение документов к уничтожению;
4. Непосредственное сопровождение и передача документов на государственное хранение при ликвидации компании;
5. Разработка схемы документооборота.

Отдельно необходимо рассматривать такую услугу, как разработка электронных систем документооборота и организация электронного архива. Данная тема является настолько объемной, что требует проведения отдельного исследования. Как правило, архивные компании осуществляют данный процесс в тесном сотрудничестве с программистами-разработчиками подобных систем. В функции специалиста-архивиста в таких случаях входят анализ внутренней среды компании, ее документопотоков, консалтинг и сопровождение внедрения. Непростая ситуация, сложившаяся сегодня вокруг электронного документооборота и архивов, заключается в том, что в связи с особенностями современного российского законодательства электронная цифровая подпись не имеет в нашей стране юридической силы. Архивисты-эксперты отмечают, что «по своей сути, люди, когда делают электронный архив, делают картинки». Документы сканируются, обрастают метаданными для осуществления контекстного поиска (название, дата, вид, дополнительные критерии), строятся поисковые системы. Однако электронный архив не выполняет своего основного назначения - он не позволяет компании избавиться от документов на бумажных носителях. Единственный смысл в создании электронного архива в настоящее время с - обеспечить удаленный доступ к документам для всех сотрудников организации. Безусловно, это сказывается на удобстве пользования архивными документами внутри компании, и именно эта причина делает услугу по созданию такой системы все более популярной среди клиентов архивных фирм.


Возврат к списку