На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Основные потребители архивных услуг и специфика работы с ними

18.10.2009

Основные потребители архивных услуг и специфика работы с ними

Говоря об архивных услугах очень важно понимать, кто является их потребителем. Обобщив опыт специалистов компании Архив-Сервис, оказывающих данные услуги, можно сделать вывод, что единого, типового портрета клиента не существует - ими пользуются различные организации.

Так, например, внеофисное депозитарное хранение документов распространено среди следующих компаний:

• Негосударственные пенсионные фонды;
 • Банки и другие инвестиционно-финансовые институты;
 • Рекламные агентства;
 • Предприятия нефтедобывающей промышленности;
 • Оптово-розничные торговые компании;
 • Издательства;
 • Государственные предприятия;
 • Консалтинговые и юридические компании;
 • Автосалоны;
 • Крупные строительные и девелоперские компании;
 • Государственные корпорации и унитарные предприятия;
 • Иностранные производители бытовой техники;
 • Крупные фармацевтические компании;
 • Аудиторские компании;
 • Российские страховые компании;
 • Торговые сети.

Тем не менее, все же существует возможность выделить некоторые общие черты потребителей данной услуги. В первую очередь, это компании, располагающиеся в офисах класса А и В, с высокой стоимостью аренды площадей, что является источников экономической целесообразности пользования услугами частного архива. Кроме того, компания должна быть достаточно крупной, с численностью персонала не менее 100 человек, поскольку на каждого из сотрудников заводится определенное количество документации, связанной с кадровым и бухгалтерским делопроизводством, не говоря уже о тех документах, которые образуются в процессе непосредственной трудовой деятельности сотрудников. В результате получается порядка 20 дел от одного сотрудника за год. Можно выделить и третий критерий, если компания организована с участием иностранного капитала. В таких компаниях документооборот почти в два раза больше, чем в российских, потому что возникает необходимость создавать дополнительные документы для иностранных владельцев и инвесторов. Присутствие в списке потенциальных потребителей большой доли аудиторских, юридических, консалтинговых и инвестиционных компаний обусловлено тем, что они работают с бумагами постоянно - интенсивность их документооборота очень высока.

Основную массу документов, которые передаются на внеофисное хранение, обычно составляют документы с временными сроками хранения - например, бухгалтерская отчетность за прошедшие годы, финансовая документация, договоры. В принципе, на хранение могут быть переданы любые имеющиеся в офисе документы, кроме тех, которые могут понадобиться для оперативной работы. Каждая компания решает этот вопрос самостоятельно. Наши эксперты отмечают, что целесообразно обращаться в частные архивы в том случае, когда объем хранения составляет не менее 30 документарных коробов, или порядка 300 стандартных дел. На практике в среднем объем хранения на одну компанию составляет около 200 коробов.

Среди  наших клиентов также, достаточно много страховых компаний, но в отличие от предыдущего случая, банки, как правило, не входят в число основных заказчиков. Банки очень серьезно подходят к проблеме конфиденциальности, кроме того, над деятельностью российских банков государством установлен строгий контроль, поэтому они предпочитают иметь собственные архивные службы. Достаточно многочисленную группу клиентов в данном сегменте составляют промышленные предприятия - наследники старых советских заводов. Эксперты объясняют данный факт отработанной привычкой еще со старых времен своевременно обрабатывать и правильно хранить документацию. Люди, которые работают на таких предприятиях, знают, что эту процедуру необходимо выполнять - их не нужно убеждать в важности подобных услуг. Бывает, что в архивные компании за помощью в обработке документов обращаются и государственные учреждения, муниципалитеты. Если взять в качестве определяющего фактора размер организаций, то большинство заказчиков, по мнению респондентов, представляют собой средние и малые частные компании.

Основными представителями организаций-заказчиков наших услуг, которые инициируют обращение в архивную компанию, являются те лица, которые напрямую заинтересованы в организованном и упорядоченном хранении своей документации. Как правило, в роли таких представителей выступают:

Начальники отделов кадров, которые работают с документами по личному составу;
   Линейные руководители-«хозяйственники», которые отвечают за какую-нибудь площадь предприятия (например, подвал) и хотят ее освободить;
   Руководители небольших компаний, желающих оптимизировать использование дорогих арендных площадей в современных офисах;
   Главные бухгалтеры компаний.

Бухгалтеры являются наиболее многочисленной группой заинтересованных лиц, что связано с несколькими причинами. Во-первых, практика показывает, что весь документооборот предприятия обычно ложится на плечи именно этих специалистов. Во-вторых, основная масса документов, которые требуют архивной обработки, являются первичными бухгалтерскими документами - договора, счета, счета-фактуры и так далее. И в-третьих, именно в их ведении находятся финансовые средства предприятия, что придает главному бухгалтеру компании дополнительный вес и дает возможность влиять на определенные управленческие решения. Если бухгалтер сообщает руководителю организации, что возникла необходимость нанять специалиста для обработки финансовой документации, руководитель, как правило, соглашается с этим.

Достаточно часто заинтересованные в архивных услугах сотрудники компании становятся союзниками архивистов-консультантов внутри клиентских систем.

Постепенно они понимают, что пользоваться архивными услугами выгодно «на опережение» - если у компании есть финансовые возможности, стоит пригласить специалиста и обработать документы или уничтожить те из них, у которых истекли сроки хранения, чтобы избежать потенциальных проблем в будущем. Основная причина, по которой представители заказчиков стремятся воспользоваться такой услугой, как экспертиза ценности с последующим выделением к уничтожению, заключается в том, что архивная компания выдает акт об уничтожении.



Возврат к списку