На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Управление архивами. Бизнес архив

08.11.2009

Управление архивами. Бизнес архив

Управление архивами, как и другие услуги в области обработки и сохранения документов предприятий, тесно между собой связаны. Ведь управление архивом подразумевает объемную работу - обработку, классификацию, организацию хранения и пользования большим массивом разнообразных документов. Качество этой работы во многом определяется качеством оказанных архивных услуг, закладывающих базу для функционирования эффективного документооборота и организованного бизнес-архива. Именно консалтинговая деятельность компании Архив-Сервис способствует грамотному управлению архивом, сохранению документации и развитию понимания значения бизнес-архива для клиентской системы. Качественный бизнес архив хранит в себе историю предприятия, придает ему дополнительный вес в мире современного бизнеса, где каждая организация стремится подобрать себе надежного партнера с надежным прошлым.

Услуга управление архивами сегодня очень востребована.

Управление бизнес архивом подразумевает две основных услуги: вне офисное депозитарное хранение и архивная обработка документов. Основными заказчиками архивной обработки выступают, в основном, средние и крупные компании различного профиля, в деятельности которых образуется большой массив первичной бухгалтерской документации и документов по личному составу. Среди них выделяются наследники старых советский предприятий, разнообразные производственные организации, страховые компании. Вне офисным хранением пользуются фирмы, занимающие помещения в офисах класса «А» и «В» с высокой арендной платой. Сфера деятельности этих организаций может быть любой. Малые фирмы практически не пользуются услугой управление архивом, поскольку или не нуждаются в них, или же просто не знают об их существовании.

Когда потенциальный клиент выбирает архивную компанию для управление архивом, он принимает в расчет следующие факторы:

  • Цена услуги. Обычно определяются индивидуально в процессе переговоров с заказчиком.
  • Бренд архивной компании. Сила бренда и длительная история присутствия на рынке являются одними из главных факторов выбора подрядчика. Замечено, что компании предпочитают услуги отечественных архивных фирм, 
  • Сложившиеся отношения. Многие компании, которые уже пользуются услугами по управлению архивом, не меняют своего проверенного подрядчика в течение длительного периода времени

У обеих сторон рассматриваемых отношений существует ряд специфических проблем, мешающих осуществлять эффективное сотрудничество по созданию бизнес архива. Со стороны архивной компании эти трудности выражаются, в
Предлагаемые услуги основаны на отрицательной мотивации - клиенту не нужен данный продукт, пока у него не возникла проблема управление архивом.


Со стороны клиентской организации сложности подобных отношений основаны на следующих факторах:

  • Отсутствие понимания всей глубины задач, которые ставятся перед подрядчиком, в результате чего техническое задание не обладает полнотой, необходимой для качественного оказания услуги;
  • Отсутствие понимания содержания той работы, которую проделывают привлеченные архивисты, их важности, сложности и объема;
  • Стремление скрыть свою документацию и максимально ограничить посторонним лицам доступ к ней;
  • Предпочтение уничтожать документы нежели организовывать их хранение.

В результате анализа было выявлено, что основная причина, заставляющая клиентские организации прибегать к помощи архивных компаний при управление архивом, заключается вовсе не понимании той значимости, которая присуща сохранению документации этой организации. Мотивами обращения к архивистам служит стремление уничтожить все те документы, которые позволяет действующее законодательство, и желание сэкономить на арендной плате за дорогую офисную площадь.

Вкладом в решение обозначенных проблем по управлению и созданию бизнес архивов может стать определение направлений по повышению эффективности работы архивных консультантов.

Эту работу невозможно выполнить, не обладая знаниями о текущей ситуации, необходимыми навыками работы с клиентом и осознанием тех проблем, которые могут возникнуть в процессе сотрудничества. Только при наличии этих факторов будущие специалисты по управлению архивами и в том числе бизнес архивами смогут обеспечить сохранность богатого документационного наследия коммерческих фирм и предприятий.

Архив-Сервис работает с 1997 года. И успешно реализует услуги по управлению архивами как на бумажных носителях, так и услуги по созданию, управлению бизнес архивами в электронной форме.

 


Возврат к списку