На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Составление описи документов: что даёт электронный архив?

25.02.2010

Составление описи документов: что даёт электронный архив?

Часто ставится вопрос, позволяет ли переход к электронной форме хранения документов оптимизировать процессы работы архивиста. Проще говоря, даёт ли электронный архив возможность избавиться от такой рутинной, но ответственной процедуры, как составление описи документов?

Для максимально полного ответа на этот вопрос, сначала следует определить, что именно имеется в виду под электронным архивом:
- Обычный файл-сервер и сервер электронной почты;
- Масштабируемая система для локального применения;
- Веб-ориентированная система на базе единого сервиса.

По сути, эти классификации обозначают задачи электронного архива:

 - Снижение рисков потери документов и облегчение централизованного доступа к ним;
    - Снижение затрат на документооборот, а также архивную обработку документов;
    - Полная автоматизация процессов организации.

Таким образом, составление архивной описи является необязательным для третьей категории архивов и систем документооборота (так как в этом случае она формируется автоматически), может являться необязательной для второго типа (в зависимости от конкретного решения) и требуется для первого. Более того, в первом случае, который сложно назвать полноценным электронным архивом, составление описи имеет гораздо большее значение, чем в ситуации с бумажными документами. Под описью в данном случае понимается документ, позволяющий чётко структурировать фонд и обеспечить быстрый поиск по нему. Проблема заключается в том, зачастую решение на базе файл-сервера - это просто неупорядоченные хранилища, подобные складам. Для успешной архивной обработки и организации документооборота требуется не только техническая возможность работы с документами, но и обеспечение информационно-справочного аппарата, а также внедрение механизмов, реализующих процессы обработки данных.

Резюмируя, отметим, что составление описи документов как базы для поиска и инвентаризации важно для любого архива, но сервисы, снабженные соответствующей логикой, способны выполнять большинство рутинных операций в автоматическом режиме. На первый план чаще выходит вопрос скорее построения классификации архивной описи, нежели сама реализация работ по её ведению.

 


Возврат к списку