На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Опись дел постоянного хранения и опись дел временного хранения

29.03.2010

Опись дел постоянного хранения и опись дел временного хранения

Рассмотрим некоторые вопросы классификации документов, которые могут сэкономить достаточно много времени архивистов, оптимизировать работу подразделения в целом и обеспечить более высокий уровень сохранности документации.

Опись кадровых документов

Кадровые документы делятся на две основные объёмные группы: бумаги по вопросам о месте работы, премированию, перемещению по должности и так далее, а также документы по оперативной деятельности, например, решающие вопросы отпусков, дежурств, командировок и тому подобное. Первая часть должна храниться 75 лет, вторая - существенно меньше, 5 лет. Самая простая вещь, которую можно сделать в системе документооборота и архивной обработки для облегчения классифицирования - это вводить в описи дел постоянного хранения и в описи дел временного хранения различную систему номеров. Это позволяет быстро формировать документы в отдельные дела и проводить быстрый поиск, пользуясь описью или другими аналогичными документами.

Составление описей и процедура передачи документов

Одними из важнейших аспектов работы архивного подразделения является вопрос подготовке дел к приёму в фонд. Ошибки на данном этапе фиксируются достаточно сложно, а последствия имеют отложенный характер. Практические и методические ошибки, совершаемые на данном этапе, могут вести к самым различным негативным последствиям от создания внутренних проблем с нарушением упорядоченности документов до выявления нарушения действующих нормативов и серьёзных санкций. На каждой стадии передачи документов следует очень тщательно выполнять все инструкции и проверять точность их исполнения. Автоматизированные электронные архивы имеют функцию формальной проверки точности выполнения инструкций, поэтому помогают снизить уровень ошибок, вызванных человеческим фактором. Самое тщательное внимание следует обращать на составление описей и других документов с метаданными, так как именно они определяют в большинстве случаев основные процессы работы с фондом. Ошибка в описи дел временного хранения может быть незначительной, но ошибка в описи дел постоянного хранения может привести к утере документов, например, при переезде архивного отдела.

Простая процедура контроля

На многих предприятиях контроль описи считается незначительной формальностью. Тем не менее, после согласования документов с экспертной комиссией и получения подписи руководителя, в то подразделение, которое предоставило документы, поставляется контрольный экземпляр описи дел временного и постоянного хранения. Предполагается, что руководитель подразделения должен самостоятельно уточнить правильность этого документа. Также не следует забывать, что в архиве остаётся два экземпляра описи: рабочий и резервный (так называемый страховочный).

Вопрос доступа к данным

На многих предприятиях вопрос разграничения доступа к персональным данным сотрудников, содержащихся в документах постоянного и временного хранения, реализован достаточно слабо. В случае, если кадровые документы хранятся в одном и том же помещении с другими бумагами компании (общего назначения), а также, если нет специальных проработанных процедур доступа к документации и оборудования для её защиты (например, запирающихся металлических шкафов), то персональные данные находятся под угрозой. Соответственно, с 1 января 2010 года это означает прямое нарушение закона о защите ПД граждан, что может привести к неприятным последствиям для компании.

Финальная проверка

Один из самых сложных моментов для любого архивиста - это обеспечение передачи документов в государственный архив во время процедуры ликвидации компании или при других специальных условиях. Дело в том, что перед передачей производится полная проверка наличия, а описи дел постоянного и временного хранения прилагаются к документам, подтверждающим передачу бумаг.
Учитывая, что на практике во многих ситуациях во время проверки документов выясняется, что описи неверны, часть документов отсутствует, классификации не соответствуют стандартам и часть фонда вообще неразобрана, требуется или активное вмешательство в ситуацию действующих сотрудников архивного отдела (то есть попытки оперативно откорректировать ситуацию) или же обращение к сторонней архивной организации, которая обеспечит надлежащую архивную обработку документов, составление новых описей дел временного и постоянного хранения, а также полностью сопроводит процедуру передачи от начала до конца.

Как видите, правильное ведение архивной обработки - это не только залог нормальной работы подразделения, но и возможность защититься от дополнительных издержек, а также санкций государственных органов. Именно поэтому многие руководители выбирают обращение во внешние архивные компании, обеспечивающие 100%-й профессионализм и точность работы с документацией.

 


Возврат к списку