На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Зачем нужна инвентаризация архива?

23.06.2010

Зачем нужна инвентаризация архива?

Архивные работы включают в себя совокупность различных элементов, среди которых не последнее место занимает инвентаризация архива. Как и все, что связано с хранением и учетом документации, этот процесс преследует определенные цели и является неотъемлемой частью ведения архивов. В первую очередь, она направлена на выявление состояния архива и возможной необходимости внесения различных изменений.

Что же включает в себя инвентаризация архива? Во-первых, комплекс услуг по подбору и формированию дел по группам, отвечающим необходимости и пожеланиям заказчика. Во-вторых, создание или изменение уже существующего справочного аппарата по подбору дел, то есть, составление инвентаризационной описи на дела, которые сгруппированы по определенным признакам. В-третьих, возможность отслеживания состояния дел и изъятия устаревшей документации из архива либо дополнение уже существующих дел новыми документами.

Инвентаризация архива в большей степени касается дел, срок хранения которых не превышает 10 лет. С её помощью выявляются дела, которые могут быть уничтожены в связи с вышедшим сроком хранения, а так же, проводится переучет документации.

В некоторых ситуациях инвентаризация архива производится и в отношении дел временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Данная процедура направлена на то, чтобы уточнить состав дел и дополнить их при необходимости.

Инвентаризация архива – это единственный верный способ для того, чтобы отслеживать его состояние и вовремя вносить в архив изменения или дополнения. Она проводится специальной комиссией, состав которой, в зависимости от принадлежности архива, комплектуется руководителем архива и в некоторых случаях согласовывается с заказчиком (то есть с лицом, которое передало документы на архивное хранение).

Помимо того, что инвентаризация архива необходима с точки зрения контроля над состоянием архива, она так же заметно облегчает процесс работы с архивными документами, а значит – экономит Ваше время и, как следствие, деньги.


Возврат к списку