На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Оформление архивных документов

30.06.2010

Оформление архивных документов

Передача дел в архив требует тщательной проверки документов и подготовительной работы. Оформление архивных документов входит в процедуру подготовки дел для передачи на хранение в архив, которая состоит из 5 элементов:

1.экспертиза ценности документа и целесообразности его передачи в архив,

2.положенное оформление документов,

3.составление описи для дел долговременного и постоянного хранения,

4.обеспечение полной сохранности документов,

5.непосредственная передача дел в архив.

После проведение экспертизы происходит оформление архивных документов, которые были отобраны для передачи на хранение. Это необходимо для уточнения информации о делах и дальнейшем составлении подробного архивного справочника. Архивный справочник - основной документ архива, содержащий в себе всю информацию о находящихся на хранении делах и позволяющий упростить работу при обращении к интересующей документации.

Оформление архивных документов состоит из следующих действий:

-расположение в хронологическом порядке документов дела,

-нумерация листов дела (производится нумератором или карандашом в правом верхнем углу каждого документа),

-подшивка заверительного листа в конце дела (с указанием количества страниц дела),

-составление и подшивка описи дела (производится для особо важных документов),

-переплет,

-оформление (дополнение) обложки дела, информация на которой содержит: количество листов дела соответственно заверительному листу, срок хранения дела и заголовок.

Оформление архивных документов является обязательной процедурой. Без неё ни один архив документы не примет. При дальнейшей работе с архивными документами правильно и грамотно проведенное оформление архивных документов способствует заметному упрощению работы с архивными фондами. В то же время, правильный отбор и оформление документации помогает избежать в дальнейшем проблем с различными государственными организациями, проводящими проверки состояния дел в компании.

Возврат к списку