На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Документы постоянного хранения в архиве

09.07.2010

Документы постоянного хранения в архиве

Документы постоянного хранения в архиве, как и документы по личному составу, являются основной его базой. Конечно, бывают случаи, когда на архивное хранение передаются и документы временного (до 10 лет) срока хранения. Но это скорее исключение, чем правило. Но как понять какой документ сколько хранить? И каким образом оказываются документы постоянного хранения в архиве? 

Перед принятием решения о передачи той или иной документации в архив, производится экспертиза её ценности. Специальная экспертная комиссия отбирает документы, которые подлежат хранению. Затем принимается решение о том, в течение какого времени необходимо хранить ту или иную бумагу.

Документы постоянного хранения в архиве подлежат строгому контролю. Прежде чем передавать их на хранение, необходимо составить опись дел постоянного хранения. Она является своеобразным справочником, который способствует облегчению работы с документами и включает в себя систематизированный список заголовков дел. Основным назначением подобной описи является учет дел, а так же раскрытие их содержания и состава. При передаче документации в архив организации опись составляется в двух экземплярах, а при передаче на государственное хранение - в четырех. Затем документы передаются, что фиксируется в акте сдачи документов. 

Как уже упоминалось выше, документы постоянного хранения в архиве подлежат строгому учету и контролю. Это относится не только к правильному оформлению дел и их сохранности, но и к физическому состоянию бумаг. Очень часто потеря подобных документов является невосполнимой. Именно поэтому особое внимание уделяется техническому оборудованию архивов, в которых содержатся дела. 

Документы постоянного хранения в архиве играют особо важную роль. Ведь подобная документация в большинстве своем является единственным достоверным источником различной геополитической, географической, исторической и иной важной информации. Именно поэтому даже после ликвидации какой-либо организации подобные документы не утилизируются, а передаются на хранение в муниципальный или государственный архив.


Возврат к списку