На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Учёт архивных документов

15.07.2010

Учёт архивных документов

Ваши бумаги переданы на архивное хранение и убраны на нужную полку. Казалось бы, даже для сотрудника архива работа с ними завершена до тех пор, пока  не возникнет необходимость к ним обратиться. Но это не так. Правильное хранение документации обязательно предполагает периодический учёт архивных документов. Попробуем разобраться, почему же это так важно.

Во-первых, учёт архивных документов - это необходимый, нормативно-закрепленный, процесс работы с любым архивом.

Во-вторых, он позволяет проследить за физическим состоянием материалов, находящихся на хранении. В свою очередь, это помогает своевременно устранить различные неполадки и, тем самым, обезопасить архив от негативного физического воздействия.

В-третьих, учёт архивных документов  - отличная возможность проверить наличие всех, указанных в архивном справочнике, документов. Именно поэтому он способствует предотвращению их исчезновения и, соответственно, защищает от различных неприятностей, связанных с утечкой информации. Выдача любой бумаги из архива подлежит обязательной регистрации в специальной книге.

В-четвертых, он дает возможность вовремя выявить документацию, срок хранения которой истек. Это позволяет не содержать в архиве лишних бумаг, которые уже потеряли свою ценность и превратились просто в макулатуру, а отправлять их на утилизацию.

И, наконец, в-пятых, учёт архивных документов значительно облегчает дальнейшую работу с ними. Во время проведения учёта, в архивный справочник (основной документ архива, в котором указаны все единицы хранения) вносятся сведения об изменении состояния и комплектования архива. То есть, появляется возможность зафиксировать появление новых дел и их месторасположение или убрать из справочника те документы, которые уже уничтожены.

Из всего вышесказанного явно следует, что учёт архивных документов - одно из наиболее важных действий в работе с архивом. Он не только является необходимой нормой, но и позволяет отслеживать состояние дел в архиве и, при необходимости, корректировать его работу.


Возврат к списку