На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Учет документов в ведомственном архиве

15.11.2010

Учет документов в ведомственном архиве

Хранение документов в обычном архиве  ведомственном имеет ряд различий между собой.

Ведомственный архив - это архив организации, в котором находится документация перед сдачей в Государственный архив. Его главной задачей считается сохранение в неприкосновенности архива компании.

Любые действия, производимые с ведомственным архивом, включая учет документов в ведомственном архиве, подлежат строгому контролю. Основным нормативным документом, определяющим правила работы с таким архивом, является федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование ведомственного архива производится на основании списков, которые включают в себя информацию об организации, и составляются государственными и муниципальными архивами. Для того, чтобы коммерческая организация или частное лицо были включены в эти списки, заключается отдельный договор с ними. Документы передаются на ведомственное хранение только после проведения экспертизы, которая устанавливает необходимость такого хранения.  Затем, на основе переданных документов, составляется паспорт архива организации, в котором указывается состояние архива (условия хранения документов, сотрудники архива  так далее)  количество единиц архива.

Учет документов в ведомственном архиве позволяет своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки.

Помимо соблюдения законодательства и плановых проверок, учет документов в ведомственном архиве помогает выполнить его основную цель, которая заключается в сохранности документации.  Конечно, немаловажную роль в этом играет и состояние архивных помещений, и правильное хранение документов, и профессионализм  сотрудников архива.

Учет документов в ведомственном архиве – обязательная и одна из наиболее важных составляющих в работе с ним. Учет необходимо проводить в установленные законом сроки.  Он не только способствует обеспечению сохранности архивных бумаг, но  избавляет от возможных проблем при внеплановых проверках.


Возврат к списку