На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Создание архива организации

22.11.2010

Создание архива организации

Каждая организация, будь то крупная компания, маленькая фирма или предприятие, рано или поздно сталкивается с необходимостью создать функциональный и удобный в использовании архив всех завершённых дел, всей своей документации. Конечно же создание архива организации лучше всего совмещать с началом деятельности компании, но не всегда начинающие предприниматели сразу берутся за это дело. В итоге очень часто случается, что создание архива организации откладывается на неопределённый срок. Тем не менее, как только работу компании начинает тормозить бумажная волокита, неразбериха в делопроизводственных процессах, как только на поиски нужного документа у сотрудников начинает уходить большая часть рабочего времени, так сразу руководители компаний начинают задумываться об оптимизации документооборота и соответственно о создании архива организации.

Создание архива организации предполагает проведение сложнейших бизнес-процессов, которые лучше всего поручить профессиональным архивариусам. Скорее всего, создать полноценный архив организации в достаточно быстрые сроки будет под силу только специалистам этого дела. Подготовительным этапом в процессе создания архива организации становятся инвентаризация и систематизация всей документации компании.  Инвентаризация документов предполагает проверку всех бумаг на формальную, фактическую и юридическую правильность. После чего отбираются документы, не требующие хранения, эти документы отправляют на уничтожение. Затем составляется перечень документов, которые необходимо восстановить. И лишь после этого все бумаги систематизируются в соответствии с требованиями архивного законодательства и пожеланиями фирмы-заказчика. После проведения подготовительных работ приступают непосредственно к созданию архива организации. Руководитель компании должен принять решение о том, где будет расположен архив – непосредственно на территории компании, в собственных или арендуемых помещениях, или на территории независимой архивной организации, с которой будет необходимо заключить договор о хранении документов.

В настоящее время трудно представить полноценную работу любой современной компании, у которой нет собственного электронного архива. Поэтому параллельно с созданием материального архива организации необходимо заняться и созданием его цифрового аналога.



Возврат к списку