На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Архив электронных документов

30.11.2010

Архив электронных документов

Достаточно часто руководители различных организаций и предприятий предпочитают самостоятельно решать все вопросы, связанные с созданием архивов, самостоятельно выбирают способы хранения документов, лично разрабатывают планы по улучшению работы архивных и делопроизводственных отделов в своей фирме. И многие из таких руководителей справляются с поставленными задачами весьма успешно, не прибегая к сторонней помощи. Пожалуй, в современных условиях, самым эффективным способом оптимизации делопроизводства и повышения работоспособности сотрудников является автоматизация труда, внедрение новейших информационных технологий. К последнему процессу относится и создание архива электронных документов, который позволит в разы ускорить работу Вашей фирмы, сократит материальные расходы на содержание бумажных фондов документации и существенно сэкономит время сотрудников.

Ведение архива электронных документов – процесс лёгкий и удобный, который в разы облегчит работу сотрудников, чьи должностные обязанности напрямую связаны с делопроизводством и документооборотом. Но непосредственно к процессу создания архива электронных документов необходимо подходить со всей тщательностью и вниманием, предварительно изучив рынок информационных услуг, используемых в архивном деле. Для создания качественного и надёжного архива электронных документов Вам необходимо будет привлечь как специалистов-архивариусов, так и специалистов информационных технологий.

Процесс создания архива электронных документов включает в себя не только установку на рабочие компьютеры фирмы соответствующего программного обеспечения, но и перевод бумажной документации в электронный вид – сканирование документов. Причём перед сканированием документов обязательно должна быть проведена систематизация материального архива, особенно это актуально для компаний, в которых создание бумажного архива проводилось стихийно, где бумаги хранятся кое-как. Во избежание ошибок при оцифровке документов, сканирование лучше всего проводить на профессиональном, а не офисном, оборудовании. После проведённой оцифровки документов и установления программного обеспечения, архив электронных документов необходимо систематизировать. Чем больше архив, тем дольше будет проводиться систематизация. Конечно же, этот процесс профессионалы выполнят в разы быстрее. Конечным этапом в создании архива электронных документов является установление настроек (например, на право доступа или право изменения документов) и обучение персонала пользованием электронным архивом.


Возврат к списку