На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Первичная обработка документов

22.03.2011

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов предполагает проверку правильности доставки писем. Первичная документация - договоры, накладные (выданные или полученные), счета-фактуры, акты, товарные чеки, выписки банка и другие документы, которые относятся к финансово-хозяйственной деятельности компании.
 

Что нужно знать при первичной обработке документов?

Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»). После этого необходимо проверить правильность документа, который вложен в конверт, количество листов в нём, наличие приложений к ним. Если приложения к документу или листы в нём отсутствуют, об этом необходимо поставить в известность отправителя письма и сделать отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
Конверты, чаще всего, уничтожают, кроме тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

При первичной обработке документов, стоит отметить, что прием входящей корреспонденции производится в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом, если нет экспедиции. Документы необходимо сортировать на регистрируемые и не регистрируемые. На регистрируемых документах ставят реквизит «отметка о поступлении», который содержит наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах. В наше время появилась возможность получать документы не только по почте, но и принять их по факсу, электронной почте, курьерской службой или посетителем.

Одной из главных составляющих в работе с первичной обработкой документов является регистрация документа и установка специальной отметки. Важно помнить о том, что регистрировать и отмечать нужно не только документы, которые ценны для организации и её сотрудников, но и рекламные письма, приглашения и т.п. Это необходимо делать для того, чтобы объём работы секретаря или экспедиционного отдела был правильно учтён.

Контроль за первичной обработкой документов - наш профиль. Мы проверяем, насколько правильно она оформлена, указываем информацию об имуществе, обязанностях организации и их движении на основании первичных документов в регистрах бухгалтерского



Возврат к списку