На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Хранение конфиденциальных документов

30.03.2011

Хранение конфиденциальных документов

У каждой организации есть сведения, которые должны тщательно оберегаться от посторонних глаз даже в пределах самой организации. Безопасность должна обеспечиваться на протяжении всей жизни документа вплоть до его уничтожения. Рассмотрим особенности хранения конфиденциальных документов.

Правила хранения конфиденциальных документов в организации:

• Ограничения доступа. Вход в хранилище секретных документов имеет только руководитель, и сотрудники, занимающиеся их обработкой и хранением;
• Контроль доступа посторонних лиц. Уборка помещений, а также ремонт оборудования в нем должны проходить только под контролем сотрудника конфиденциального делопроизводства;
• Обеспечение защиты от проникновения. Окна и двери должны быть надежно защищены от взлома: распашные решетки (даже если этаж высокий) и металлические пластины на двери. Вход запирается и опечатывается. Помещение должно иметь сигнализацию. Ключи хранятся в нерабочее время в опечатанном пенале на посту охраны или в сейфе у сотрудника секретного делопроизводства.
• Надежное хранение. Все документы должны храниться в сейфе или металлических шкафах, которые также запираются и опечатываются.
• Обязательная регистрация и ведение журналов учета. Каждому документу при его создании присваивается исходящий номер, который заносится в журнал. Таким образом подтверждается его существование.

Когда конфиденциальные документы выходят из документооборота, они передаются в архив самой организации или же храняться вне офиса в хранилищах архивной компании.

Хранение конфиденциальных документов вне офиса ?

Архив-Cервис создаёт безопасные условия для секретных материалов вашей организации, независимо от того, какой объем документов вам нужно сберечь от посторонних глаз.

Небольшое количество хранится в закрытых боксах, доступ к которым есть только у собственников.

Для большого количества дел предназначены обособленные архивные ячейки с дополнительным уровнем защиты. Также есть возможность хранения дел в архивных коробах на полках хранилища. Для сохранения конфиденциальности короба маркируются только штрих-кодом.

Помните, что от уровня сознательности, с которым каждая организация подходит к вопросу хранение конфиденциальных документов, зависит сохранность вашей коммерческой или служебной тайны.

Возврат к списку