На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Приём документов на хранение

13.04.2011

Приём документов на хранение

Делопроизводство фирмы подразумевает, что дела постоянного и временного срока хранения по окончании года следует подготовить к передаче в архив (ведомственный) определённым образом. Предархивная подготовка дел состоит из таких процедур как: оформление и описание дел, экспертиза ценности.

Формирование дел ведется под руководством архива. При формировании дел документы как постоянного, так и временного хранения подразумевается группировка их в отдельные дела, при этом следует включать в дело экземпляр каждого документа. В одно дело должны быть сформированы документы, относящиеся к одному календарному году. При этом каждое дело должно содержать порядка 250 листов (4 см - максимальная толщина).

Внутри дела документы следует расположить таким образом, чтобы по своему содержанию они освещали определенные вопросы последовательно. Документы нужно располагать в хронологическом порядке (по датам поступления, по датам отправления) и т.д.

При полном оформлении дел нужно проводить процедуру подшивки или переплета дела, нумерации листов, кроме того, требуется составить лист-заверитель, а в некоторых случаях и внутреннюю опись документов. Кроме того, нужно внести уточнения в реквизиты обложки дела.

Что же касается дел временного хранения, то в этом случае систематизацию документов в деле можно не проводить, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи. Передавать дела в архив организации следует согласно с графиком, составленным архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений.

При подготовке дел к передаче структурным подразделением в архив организации сотрудники архива должны досконально проверить правильность их оформления, соблюдение всех норм и т.п., кроме того, нужно удостовериться, что то количество дел, которые являются включенными в опись, соответствует количеству заведенных дел. Все недостатки в составлении, оформлении дел, которые будут выявлены при проверке работникам структурного подразделения необходимо устранить.

В заключение добавим, что прием каждого дела осуществляется лицом, которое ответственно за архив, при этом должен присутствовать и работник структурного подразделения. На всех экземплярах описи против дел, включенных в нее, следует делать отметку о наличии дела. Прием особо ценных дел подразумевает также и проверку количества листов в делах.



Возврат к списку