На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Ликвидация архива

15.05.2011

Ликвидация архива

Основанием к проведению такой процедуры, как ликвидация архива, могут служить 2 причины: ликвидация или реорганизация компании и истечение сроков хранения документов.
При закрытии компании ликвидация архива абсолютно не значит, что уничтожаются все архивные документы данной фирмы. Ведь существует ряд документов, которые имеют постоянный срок хранения. Для соблюдения всех формальностей, связанных с ликвидацией, создается специальная комиссия. В обязанности ликвидационной комиссии в обязательном порядке входит проведение экспертизы ценности документации. Ликвидации подлежат только документы временного хранения.

Документы постоянного хранения и дела по личному составу оформляются в соответствии с законодательными нормами (то есть необходимо переплести дело, пронумеровать листы и оформить обложку со всеми необходимыми реквизитами). Затем они сдаются на хранение в Государственный архив. Оформление передачи дел закрепляется актом приема-передачи, который остается у ликвидационной комиссии.
Ликвидация архива по истечению сроков хранения документов происходит, как правило, поэтапно. Это связано с тем, что сроки хранения документов любой организации колеблются от 1 до 75 лет. Особое внимание уделяется уничтожению бухгалтерских документов. Для этого проводится экспертиза.

После окончания сроков хранения документов, ликвидация архива происходит при обязательном составлении и подписании ответственными сотрудниками «Акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения». Только после этого документация может быть утилизирована.

Следует помнить, что ликвидация архива - дело непростое. Документы, которые на первый взгляд кажутся абсолютно ненужными, могут оказаться необходимыми при различного рода проверках. А их отсутствие или отсутствие актов об их уничтожении может повлечь за собой как материальную, так и административную ответственность. Именно потому таким процессом, как ликвидация архива, должны заниматься только профессионалы в этой области.


Возврат к списку