На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Ответственное хранение документов

13.06.2011

Ответственное хранение документов

На каждом предприятии, независимо от размеров и рода его деятельности важную роль играет делопроизводство. И с учетом того, что некоторые документы нужно хранить не один год, очень остро стоит задача их сохранности. Согласно законодательству, все эти документы следует хранить определенный период, допустим, сроки хранения бухгалтерских документов, согласно архивному законодательству, составляют 5 лет и т.д. Как известно, поддерживать в порядке собственный архив, а также в полной сохранности все документы, требует много сил и времени.

При этом следует помнить, что вся информация, которая содержится в юридических и финансовых документах любой компании, несет в себе коммерческую тайну, и должна быть защищена от доступа посторонних людей.
Ответственное хранение документов может выполнять какое-то одно подразделение, предварительно организовав помещение и обеспечив удобный и быстрый поиск документов и их надежное хранение. Для этого требуется установить пожарную сигнализацию, приобрести оборудование для вентилирования помещения и нанять архивных работников высокой квалификации.


А можно сделать совсем по-другому.
Если организация для себя точно решила, что ей необходимо ответственное хранение документов, ей следует обратиться в специализированную фирму, которая гарантированно обеспечит сохранность всех важных документов все офиса.

Сдав все свои документы на ответственное хранение, фирма в любое время имеет к ним доступ. И если возникает большая срочность в каком-либо конкретном документе, компании, которые осуществляют ответственное хранение документов, в считанные минуты отсканируют нужную бумагу или сделают электронную копию и отправят по электронной почте в офис.


Какие же преимущества получают организации и фирмы, которые отправляют свои документы на ответственное хранение в Архив-Сервис?

• Экономия пространства, времени и средств, так как для собственного архива требуется оборудование специального помещения, нанимать сотрудников и вкладывать в это средства.
  • Рациональное использование собственных площадей.
  • Реальная защита документов и от ошибок персонала компании, и от несанкционированного доступа.
  • Существенно повышается уровень эффективности работы предприятия.
  • Оптимальные условия хранения, где установлена система автоматического пожаротушения и соблюдены все санитарно-гигиенические и температурно-влажностные режимы.

Все эти преимущества еще раз показывают, почему именно следует доверить ответственное хранение документов настоящим профессионалам.


Возврат к списку