На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Наш телефон (495)771-13-98
Безопасность архива

27.06.2011

Безопасность архива

Компании, функционирующие не один год, накапливают огромное количество бумаг, которые нельзя ликвидировать в течение определенного периода времени. Хранение документов в архиве организации сопряжено с рядом неудобств: отравлением воздуха пылью; требованием отдельного помещения для хранения документов; созданием рабочего места для архивного работника, который будет рассматривать сроки хранения документов и уничтожать дела с истекшим сроком, каталогизировать бумаги.


Разумеется, для компании это лишние расходы. Этих неоправданных затрат можно избежать, обратившись в стороннюю организацию для хранения архивов. Архивные работы в такой организации включают широкий спектр услуг: перед перевозкой документов проводится их подробная опись, дела сортируются и упаковываются. При этом можно быть уверенным в том, что конфиденциальность и безопасность архива гарантирована. При архивировании документов строго соблюдаются требования законодательных, нормативных и правовых актов, которые регламентируют организацию архивных работ, а также учитываются пожелания клиентов.

Передача архива в стороннюю организацию имеет свои преимущества:


- Финансовая экономия. Освобождаются средства, которые выплачивались в качестве зарплаты архивному работнику, в качестве арендной платы за архивное помещение. С расширением архива нет необходимости в найме нового работника, в частности для работы с бухгалтерскими бумагами, нет нужды в создании информационной службы безопасности. Кроме того, освобождается само помещение, которое можно использовать более рационально. В сторонней организации оплата производится только за хранение документов, а при необходимости, по заявке клиента, за их уничтожение.

- Конфиденциальность и безопасность архива. В стенах компании не всегда соблюдаются эти требования, или же они влекут за собой дополнительные финансовые затраты. Сторонняя организации гарантирует безопасность архива полное соблюдение коммерческой тайны предприятия. Способы хранения документов делают невозможным разглашение информации. Все бумаги помещаются в отдельные коробки, на которые наносится специальный штрих код. Затем коробки расставляют на полках хранилища в произвольном порядке. Если возникает необходимость в дополнительной секретности, а это нередко случается, когда речь идет о бухгалтерских документах, коробки подлежат опломбированию.

- Доступность информации по первому требованию клиента. Штрих коды, нанесенные на коробки, позволяют компьютерным программам быстро реагировать на поступивший запрос и оперативно выдавать требуемую информацию. При этом вся информация выдается в целости и сохранности.

Дополнительной услугой организации, выполняющей архивное хранение документов, является создание электронных копий бумаг. Это касается отдельных экземпляров особо важных бумаг, но по желанию клиента документирование в электронном варианте возможно для всех видов деловых бумаг.

По истечении срока хранения документы уничтожаются. Происходит это после предварительного уведомления клиента и с соблюдением полнейшей конфиденциальности.

С компанией "Архив-Сервис" безопасность архива гарантирована!


Возврат к списку