На главную
Новости компании
Открытие второго хранилища в Москве

Архив-Сервис расширяется! Цены на внеофисное хранение документов снижаются

21.07.2011

Электронный архив и Электронный документооборот от Архив-Сервис

Автоматическая система управление документами "КееpDocs"

17.03.2011

Смена адреса компаннии "Архив-Сервис"

Внимание! Наш новый адрес

25.10.2010

Наш телефон (495)771-13-98
Экспертиза ценности документов


 .                                                  Экспертиза ценности документов 

     Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в архиве организации.

    Первым этапом экспертизы ценности документов можно считать составление номенклатуры дел,  предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

    Второй раз экспертизы ценности документов уже самих документов проводится, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче  в архив организации.

    Третий раз снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.    Экспертиза ценности документов в учреждениях  может быть проведена силами сторонних компаний, и утверждаться экспертной комиссии (ЭК) внутри организации. Порядок организации работы (ЭК) и их функции определены в  «Основных правилах работы архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и  руководителя бухгалтерии  ( 3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.  

   Задачи ЭК  по экспертизе ценности документов: -   рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений; -   утверждение результатов  ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение  -  рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения ( свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу   и т.д.   Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности ( руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.). В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные ( 1, 3, 5, 10, 15 и т. д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Для ряда дел по личному составу в перечне указан срок хранения « 75 лет», т.е. предполагается учёт возраста человека, продолжительность хранения такого дела равняется разности  75 лет минус возраст человека.  Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

   Если в деле обнаружено, что вместе  с документами постоянного хранения в нём значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от временного. Если в деле содержатся документы временного хранения , но различной  ценности, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Одновременно проводится отбор документов и дел временного ( до 10 лет ) хранения с истёкшими сроками хранения.   Выделяются 4 группы дел: -постоянного хранения, подлежащие - длительного хранения в архиве учреждения ( свыше 10 лет); -временного хранения ( до 10 лет); - подлежащих уничтожению  Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учёт. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении  дел к уничтожению    

   Специалисты Архив-сервис помогут Вам провести экспертизу ценности документов согласно установленному законодательству.